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【仕事術】議事録に必要な要素とは?良い議事録を書くコツ公開

仕事ハック

この記事は、「ちょい呑みの森」で開催される、年に1度のおまつりに向けて奮闘する新米ビジネスマン・もけちゃんとシッポの成長期です。

「ちょい呑みの森まつり実行委員会」の会議も無事に円満に終えました。

会議の模様はこちら

あとは議事録を作って

  • 長老やハナさん・うささん
  • 街のみんな

フクロウ回覧板したらミッション完了です!

この記事でわかること

前回の会議を承けて、

  • いい議事録、悪い議事録の違い
  • 議事録に必要な要素とは?
  • 議事録を素早くかけるコツ

をまとめます。

書いたのはこんな人
  • 30歳で上場会社の管理職を拝命
  • これまで新卒の教育~新部署の立ち上げなど、社内オペレーションの整理に従事
  • 仕事は感情的にならず、でも合理的に情熱的に進めたいタイプ
タチ子
タチ子

今までの経験を活かして日常的に使えるビジネススキルをわかりやすくお伝えしていければと思います。

新入社員はもちろん、中堅社員や管理職の方でも、割とできていないことがよくある基本スキルなので、混乱したプロジェクト解決の一助となれば幸いです。

いい議事録、悪い議事録の違い

残念な議事録例

もけ
もけ

はいはい!タチ子~!ボク議事録書いてみたよ~見てみて~

▼もけちゃんが書いた議事録

▼会議の様子はこちら

どうやら一言一句そのまま書き起こしてくれたようですね。

タチ子
タチ子

もけちゃん頑張ったね、でもこれだと会議に参加していた人以外わからないかも・・・

残念な議事録例
  • 会議の議題など、前提が抜けている
  • 発言の羅列になっていて要点がまとまっていない

もけ
もけ

難しいな~

良い議事録例

シッポ
シッポ

私もまとめてきました!

タチ子
タチ子

おお~シッポ、よくまとまってるね~☺

良い議事録に必要な要素とは?

シッポの書いた議事録をもとに「議事録に必要な要素」について説明していきます。

もけちゃんとシッポの議事録の違いは何でしょうか。

必要な要素がしっかりと明記されていることです。

議事録に必要な要素
  • 会議の前提・課題(開催日時・場所、参加者、論点など)
  • それに対する決定事項とそう至った経緯
  • 決定事項実現に向けた宿題やタスク
開催日時・場所

会議が何度にもわたる場合などは、どの決議内容が最新のものか時系がわからなくなったりします。

また参照書類等があるときにも日時を合わせて保存して置けるとよいでしょう。

参加者

その会議での議決内容が

  • 誰によって合意されたのか
  • 必要な人は聞いていたのか
  • 承認した責任者は誰なのか

明記されることでトラブルが減ります。

論点

アジェンダ同様、まずなぜその会議が開かれたのか、何を決めようとしたのか、の前提があると

  • 後日議事録を振り返った時や
  • プロジェクトに引継ぎが発生した時の後任者
  • 会議に参加していない関係者

にも理解がしやすいです。

それに対する決定事項とそう至った経緯
  • 重要な話の局面や
  • 誰による発言で決まったのか

等をメモしておけるといいですね。

誰がプロジェクトの要員なのかもわかります。

決定事項実現に向けた宿題やタスク

「鉄は熱いうちに打て」とよく言いますが、会議で議論した内容を忘れないうちに、いつまでに誰が何をしなければいけないのか、明確にしておくとよいでしょう。

  • タスク
  • 担当者
  • 期日

位の粒度では決めておけると良いかと思います。

もけ
もけ

なるほどね~わかりやすい~💡

でもボク書いてみたらすごい時間かかったよ~💦

こんなんじゃお昼寝の時間なくなってエネルギー使いすぎて死んじゃう~(物理)

※ナマケモノはエネルギーを使いすぎると死んでしまうのです😢

タチ子
タチ子

そうだよね、コツを教えるね!

議事録を素早くかけるコツ

議事録は若手社員が担うことがよくあります。

なぜでしょうか。

  • 議論されたことの要点を捉えたり
  • わからない単語を調べたり

きちんと吸収出来れば仕事の理解度がグッと上がり、成長が期待できるからだと思います。

タチ子
タチ子

期待されているんだね!

だけど、

  • 意外と会社では「自分で勉強して」って教えてもらえなかったり
  • 下手したら先輩も実はちゃんとできていなかったり

良くあります。

タチ子
タチ子

しっかり基礎とこなすコツを抑えて、身に着けたいですよね!

コツ1|アジェンダに沿ってメモを取る

アジェンダにはそもそも「会議の前提・課題」など議事録に必要な要素があらかじめ入っています

それに沿ってメモを取るとまとめやすいです。

タチ子
タチ子

メモはこんな感じ

  • アジェンダからは外れるけど重要そうなものは別箇所で印をつけておくといいよ!
  • 知らない単語は聞こえた通りにメモって会議後にググったり先輩に聞こうね☺
タチ子
タチ子

もけちゃんのメモに書いた「すてーきほる…?」はステークホルダーだよ。

ステークホルダーとは

企業・行政・NPO等の利害と行動に直接・間接的な利害関係を有する者を指す。日本語では利害関係者(りがいかんけいしゃ)という。
ステークホルダー – Wikipedia

コツ2|発言者×時系列別にメモ取るのも◎

  • 会議の流れが速かったり
  • 参加者が多かったり

するとなかなか手元のタイピングなども追いつかないですよね。

タチ子
タチ子

タチ子は若手の時はこんな感じでメモを取る用意をしていました。

シッポ
シッポ

なるほど、

  • あらかじめわかってる参加者
  • 時系列やテーマで区切って

メモ取るんですね!

先に箱を用意しておけば「いつ言ってたなんだっけ?」とか「誰が」を都度書かなくていいから単語だけメモすれば時系列になって思い出しやすくなります。

コツ3|宿題にせずその場でみんなで仕上げる

社内のフランクな会議であれば、自分から「議事録書きます!」とモニターにメモを映して書いていくのもいいですよ。

  • 違うところはその場で指摘してもらえるし、
  • 間に合わなかったところはその場で質問もできます。

気が利く上司・先輩だとメモに書く内容を整理してくれたりもします。

お互いに同じメモを見ながらだと認識を深めながら会議が進められるのもメリットですね。

まとめ|良い議事録を書く癖は成長への確実なステップ!

今日のまとめ
  • いい議事録には会議の議題・決定事項・次回までの宿題がまとまっている
  • いい議事録は会議に参加していないステークホルダーも何の話がされたか大体わかる
  • 議事録をもれなく手早く書くにはアジェンダにメモするのがいちばん!
  • 予め時系列と発言者で分けられるようメモの準備をしておくのも効果的
シッポ
シッポ

タチ子、私このちょい呑みの森まつり実行委員会を通して、仕事のベーススキルを身につけられた気がします!

タチ子
タチ子

うんうん、今後も色々なところで役立つスキルだから、特に「アジェンダ・議事録を大切にする」忘れないでね☺

もけ
もけ

最初はたいへんだと思ったけど、むしろちゃんと準備すればあとあとラクだね~!
振り回されなくていいからボクは自分でペースコントロールしやすいこれ向いてそう~

さて、このシリーズでは全4部作で、もけちゃん・シッポの成長を描いてきました。

社会人に必要な基本スキル、ちょい呑みの森のみんなと楽しんで勉強していただけましたでしょうか。

シリーズ4本、載せておきますね。

▼5W1Hで課題を整理して、みんなを招集

▼あらかじめアジェンダで課題を整理

▼議事録の大切さを学び

この記事で上手な議事録の書き方を学びました☺

ちょい呑みの森まつりの盛況っぷりは、いつかまたの機会に☺

今後も資産形成記録と併せて、お仕事ハックも発信していければと思います。

タチ子
タチ子

こんな感じでTwitterもゆるゆるやっていますので、フォローしてくれたら嬉しいです☺

I hope you will have a good life !!
あなたの人生がより良い人生となりますように…♡

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