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緊急事態宣言発令!コロナショック中のテレワークで効率を上げる働き方

仕事ハック

2020年4月7日、安倍首相がついに7都道府県に緊急事態宣言を出し外出自粛を要請。

可能な方は2020年5月6日まで出勤も含む外出も控えるようにとの宣言が出ました。

延期になってしまった東京オリンピックへの準備がされていたこともあり、テレワークに移行する企業も増えてきました。

悩む人1
悩む人1

テレワークって初めてで戸惑う…ちゃんと仕事回るかな。

悩む人2
悩む人2

リモートワークって慣れないからか、ついつい残業しちゃってるなぁ。

という方も多いのではないでしょうか。

1ヶ月ほど前から先んじてテレワークを始めていた経験から、チームがテレワークで効率よく仕事をする方法をまとめました。

タチ子
タチ子

ポイントを抑えて効率よく働きましょう!

テレワークで気をつけたい働き方

オンライン・オフラインの表示を明確にする

リモートで作業していると、チームメイトの顔が見えません。

それぞれが在宅勤務になると仕事中とはいえご家族がそばにいたりしますので、今連絡していいタイミングなのか相手方のご事情を気にされる方も多いのではないでしょうか。

今オンラインかどうかがわかるだけでもコミュニケーションの心理的負担が軽くなります。

チャットツールを導入している企業であれば、ご自身のアカウントネームにステータスを表示するのも有用かと思います。

例:
ちょい呑みタチ子(オンライン中)
ちょい呑みタチ子(離席中)
ちょい呑みタチ子(退勤済)

タチ子
タチ子

電話とかで連絡取るならなおさらですね!

1日のタイムスケジュールをしっかりと組む

テレワーク中は通勤の時間がない分、1日の時間から仕事に捻出できる時間も増えます。

一方で、テレワークを先行導入している事例の多い海外では、テレワークの人のほうが残業時間が伸びる傾向も出ているようです。

コミュニケーションに割かれる時間が長くなることなども影響しているのかもしれません。

また今回のコロナショックの場合、ランチや作業の合間の休憩も外出できず自宅で作業していますので、仕事に割かれる時間が曖昧になりがちです。

オフィスで働いているときと同様、その日1日のタイムスケジュールをしっかり組むことをおすすめします。

例)
9:00 仕事開始
~9:30 タスク見直し・チームの進捗キャッチアップ
~12:00 作業①
~13:00 ランチ
~15:00 作業②
~15:10 休憩
~17:00 作業③
~17:30 当日の作業振り返り・日報作成
18:00 終業!

※作業を振り返り報告する時間を予めスケジュールに入れておくといいですよ。

メリハリをつけて作業をするとパフォーマンスも上がりますよね。

タチ子
タチ子

ダラダラ仕事せず、プライベートも充実させよう!

作業の進捗度を数値化・可視化して伝える

テレワークになると、各人の作業の進捗度合いが見えづらくなります。

意図的にホウレンソウの粒度を細かくすると良いでしょう。

例)
今日は作業①に着手しました。本日中に終わらなかったので明日続きをします。

今日は作業①に着手し進捗度は3割くらいです。
明日続きを着手し、完了できるかと思います。(または、明日で半分くらいまで進められる予定です)

タチ子
タチ子

何割・何%など数値化すると伝わりやすい!

「ここまでできてます」をアピールする意味で

  • 作業途中の資料を見せる
  • こういう課題に直面している

を積極的に共有するのも有効です。

テキストだと伝わらないものも、見れば一目瞭然ですからね。

タチ子
タチ子

タスク進捗管理ツールなどを取り入れちゃうのもラクでわかりやすい!

小出しの報告・フランクな表現を許容する

もしあなたがチームやプロジェクトのリーダーであれば、チームメンバーへ以下を伝えてください。

ぜひ後輩や部下に伝えてほしいこと
  • きれいにまとめて報告しなくても、わかっていることから連絡や相談してくれればいいよ
  • 多少言葉遣いがフランクになっても気にしないからどんどん質問してね

テレワーク中のコミュニケーションはメールやチャットなど、テキスト中心でのやり取りになります。

普段の口頭でのホウレンソウであれば

  • 着手中のタスクが発生した経緯・背景
  • タスクの概要
  • タスクの現状(進捗度)
  • 関わっている人
  • 相談内容

などを揃えて作業報告しますよね。

これらの内容もすべて文字に起こすのは、意外と労力がいるものです。

人によってはタイピングの速度が違ったり、口頭とは違い文章としてまとめること自体に悩んでしまう部下もいたりと、チーム内での「待ちの時間」にストレスが溜まることもあります。

ぜひこんなタイミングですから、細かくスピーディーに取れるコミュニケーションに切り替えてみてください。

後輩や部下のフランクな表現があってもムッとせずに対応してあげてくださいね。

チームメンバーのコメントに対し「いいね」などのリアクションができるツールを使っている場合は、そういった機能も普段より多用し反応を活性化することも有用です。

タチ子
タチ子

反応あるとモチベーションも保ちやすい!

まとめ

本日はテレワークを効率的にすすめるために気をつけたいことをまとめました。

テレワークで意識的にやりたいこと
  • オンライン・オフラインの表示を明確にする
  • 1日のタイムスケジュールをしっかりと組む
  • 作業の進捗度を数値化・可視化して伝える
  • 小出しの報告・フランクな表現を許容する

非常事態宣言が出たこんな状況だからこそ、みんなでコロナに負けずテレワーク頑張りましょう!

I hope you will have a good life !!
あなたの人生がより良い人生となりますように…♡

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