スポンサーリンク

【仕事術】会議の成功を左右する⁉議事録の重要性を語る

仕事ハック

この記事は、「ちょい呑みの森」で開催される、年に1度のおまつりに向けて奮闘する新米ビジネスマン・もけちゃんとシッポの成長期です。

やっと会議実施に漕ぎ着けた「ちょい呑みの森まつり実行委員会」。さて会議の行方はどうなるでしょうか。

前回の記事はこちら

この記事でわかること
  • 会議における議事録の重要性
  • アジェンダに沿った会議の進め方

本当だったら

  • 議事録を素早くかけるコツ
  • 議事録に必要な要素とは?
  • いい議事録、悪い議事録の違い

まで書きたかったんですが、ちょい呑みの森の会議が盛り上がりすぎたので、次回記事に分けます😂

書いたのはこんな人
  • 30歳で上場会社の管理職を拝命
  • これまで新卒の教育~新部署の立ち上げなど、社内オペレーションの整理に従事
  • 仕事は感情的にならず、でも合理的に情熱的に進めたいタイプ
タチ子
タチ子

今までの経験を活かして日常的に使えるビジネススキルをわかりやすくお伝えしていければと思います。

新入社員はもちろん、中堅社員や管理職の方でも、割とできていないことがよくある基本スキルなので、混乱したプロジェクト解決の一助となれば幸いです。

会議開始!アジェンダに沿って進めてみよう

さぁ会議が始まりました。

シッポ
シッポ

では皆さん良いですね、今日の目的は…

アジェンダに沿って会議が進みます。

アジェンダのまとめ方・書き方は前回の記事をご確認ください。

本題に差し掛かりました。

ここからは会議です☺ 面倒だったらSKIP!

ハナさん
ハナさん

「食べ歩きの里」のみんな、呼んじゃダメなの?

うささん
うささん

そんなことないと思う!私もみんなで楽しみたいよ。予算だけどうなるか決まれば!

ハナさん
ハナさん

なんだ、嫌だったんじゃないのか☺

長老
長老

ほっほ、話し合えば誤解はすぐ解けるわな

シッポ
シッポ

会費制にしたらどうでしょう?

ハナさん
ハナさん

でもおいらみたいにいっぱい食べるやつと、うさみたいに小食のやつもいるから…

うささん
うささん

みんなで食べ物を持ち寄りにしたらどうかしら!

もけ
もけ

そしたら食べ歩きの里のおいしいものも食べられるね~賛成~

シッポ
シッポ

良さそう!懸念がある人は?

うささん
うささん

ちょっと話が逸れるけど、知らない人が来ることで、ネズミさんのところのチビちゃんたちが迷子にならないか心配していたわ。

ハナさん
ハナさん

それならみんな名札をつけるのがいいかも!

もけ
もけ

でも迷子にはなるね~ボクは動かないけど~。あ、動かなくしたらいいんじゃない~?

シッポ
シッポ

なるほど、テーブル制ですね。でもそうすると決まった人しか話せない、、

うささん
うささん

それならフリータイムも作ろうか!

長老
長老

ほっほ、盛り上がってて楽しそうでええわいええわい。

ただそろそろ時間じゃの。シッポ、まとめてくれるか?

シッポ
シッポ

今日決まったことは…

  • 「食べ歩きの里」のみんなは呼ぶことに決定でいいですよね!
  • ご飯は持ち寄り、参加者は名札をつける、席や時間割などは次回までの宿題、と。
  • この辺りは改めて議事録に起こして皆さんにふくろう回覧版で回しますね!

~ちょい呑みの森まつり実行委員会 fin~

無事に会議が終わったようです。

もけ
もけ

予め整理されていたからスムーズだったね~

シッポ
シッポ

はい、私もいつもより進めやすかったです!長老にも褒められました!

会議後の議事録の重要性

もけ
もけ

さーて今日も終わった~ボクはもう寝ていいよね~

タチ子
タチ子

ちょっと待ってもけちゃん。議事録は書いた?

もけ
もけ

えーめんどくさいよーシッポが覚えてるし大丈夫じゃない?

シッポ
シッポ

あ・・でも確かに今回会議する前にバタバタしたのは前回議事録を書いてなかったからですもんね。

議事録取ればよかった…!ちょい呑みの森の失敗例

前回までのあらすじ

  • 去年の春、大雪&雪どけの遅れの影響で、泣く泣く中止となったちょい呑みの森まつり。
  • 「食べ歩きの里のメンバーを呼びたい」とのハナさんからの提案
  • 「賛成だけど予算はどうするのか」と懸念を発案したうささん
  • アイデアや課題をいつ議論するのか季節は変わり…
ハナさん
ハナさん

シッポ聞いてよ!前回の会議では良いって言われてたのにさ、今更うさのやつが予算がないからダメとかいうんだよ!

うささん
うささん

もけちゃん、違うよね?私悪くないのに後出しジャンケンとか言われるの!えーん😢

もけ
もけ

ボクなーんもおぼえてないー

シッポ
シッポ

なんだかそれぞれが曲解して話が一人歩きしていったんです…😢

その時議事録取ってなくて…あの時議事録取っていればどれだけ楽だったか。

タチ子
タチ子

それでケンカになっちゃったというわけね?💦

議事録は
  • その会議で決まったこと、まだ決まっていないこと
  • 参加者それぞれの大切な発言
  • 次までの課題

を共通認識として持つために重要な役割を発揮します。

仕事をする中でよくある対人コミュニケーションのトラブルが「認識の違い」。

もしあなたの会社でも同じような議論が定期的に上がって同じような会議をする、ということがある場合には議事録を取っておくことで

  • 時間の節約
  • 精神的エネルギーの消耗を防ぐ

ができるかもしれません。

もけ
もけ

前回議事録を取っていたらボクたちの板挟みも防げたかもしれないんだね。これからもきちんと書くよ!

まとめ|会議をスムーズに有益なものにするアジェンダと議事録

今日のまとめは以下です☺
  • アジェンダがあると会議がスムーズに進む
  • 会議を進行する側も参加する側も要点を捉えやすい
  • 議事録を取らないと、せっかくの議論が風化する

今回はちょい呑みの森のワイキャイを徒然なるままにお届けするような記事になりましたが😂、次回は議事録の書き方の具体例をまとめます。

タチ子
タチ子

こんな感じでTwitterもゆるゆるやっていますので、フォローしてくれたら嬉しいです☺

タイトルとURLをコピーしました