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【仕事術】5W1Hで情報伝達をスムーズに!

仕事ハック
もけ
もけ

タチ子~助けて~💦

タチ子
タチ子

もけちゃん、そんなに慌ててどうしたの?

シッポ
シッポ

ウサギさんとハナさんの意見が割れてボクら、板挟みなんです~😢

おやおや、どうやら今朝のちょい呑みの森は年に一度の「ちょい呑みの森まつり」の開催について意見が割れて少し荒れているようです。

タチ子
タチ子

普段仲良しなのに皆どうしちゃったのよ、とりあえず落ち着いて話し合おう?

もけ
もけ

でもでも、長老には話聞いてもらえないし、進め方わかんない~💦えーん💦

タチ子
タチ子

OK!タチ子も協力するから問題を整理していこう!

この記事でわかること
  • 何か相談をしたい時、上司や他部署に説明すべき情報とは?
  • 5W1Hによる物事の整理の仕方

※お仕事ハックシリーズとして今日から3部作の予定です。

書いたのはこんな人
  • 30歳で上場会社の部長職を拝命
  • これまで新卒の教育~新部署の立ち上げなど、社内オペレーションの整理に従事
  • 仕事は感情的にならず、でも合理的に情熱的に進めたいタイプ
タチ子
タチ子

今までの経験を活かして日常的に使えるビジネススキルをわかりやすくお伝えしていければと思います。

新入社員はもちろん、中堅社員や管理職の方でも、割とできていないことがよくある基本スキルなので、混乱したプロジェクト解決の一助となれば幸いです。

上司に判断を仰ぐ前に。まずは情報を整理しよう

シッポ
シッポ

長老に打ち合わせしましょうと言ったら「会議の前にまずはまとめておいで」と言われてしまいまして…誰も協力してくれない~うわーん!( ;∀;)

タチ子
タチ子

待って待ってシッポ。一回整理しよう。長老にはなんて相談したの?

シッポ
シッポ

「ちょい呑みの森まつり」の件で、ハナさんとうささんがお祭りのことでケンカして板挟みになって困ってると伝えています。

タチ子
タチ子

…??

それじゃうまく伝わらないね💦

もう少し丁寧に振り返ってみようか。

複雑なことが起こると、

  • 混乱したまま、整理できていないけど
  • とにかくいち早く上司に相談に行く

ついついやっちゃいますよね。

でもそれを繰り返すと上司や周りがだんだん話を聞いてくれなくなってる気がする。。。

そんなことはありませんか?

もしかしたらそれ、あなたの話が「聞いてもよくわからない」だけかもしれません。

上司や周りの人は当たり前ですが、あなたの持っている知識や情報をすべて持っているわけではありません。

タチ子
タチ子

いくら頼りになる人でも、エスパーじゃないからね。

そのため、「ここを困っている」だけ相談されても、すぐサポートに入れません。

大きな組織であればあるほど、

  • 周りの人も自分と並行してタスクを抱え
  • 上司であればなおさら、予定調整は困難に
  • 持っている情報の粒度や浸透度もバラバラに

なっている可能性もあります。

素早い相談や関係者を入れての議論はもちろん大切ですが、時間は有限

上司や周りの人にあなたが困っていることを明確に伝えるためにも、一度落ち着いて情報を整理する癖をつけましょう。

シッポ
シッポ

そっか、うまく伝えられていなかっただけなんですね。

じゃあどんな情報が必要なんでしょう?

周りが知りたい情報・伝えるべき内容って何?

情報1|プロジェクトの目的や課題などの前提条件

ここからはちょい呑みの森で起きている事例をもとに、解説していきます。

先ほどのシッポのお話では、お祭りの概要や目的などが一切わかりません。

相談する相手と自分が、共通認識で話せること。これが第一歩です。

タチ子
タチ子

じゃあまず、お祭りについて教えてくれる?

もけ
もけ

え~と、、、

ちょい呑みの森まつりは…
  • 毎年、みんなが冬眠から起きる春に行われる
  • 森の住民が一同に介すことで、毎年新しい仲間や仕事が見つかる
  • 去年は大雪と雪どけが遅かった影響で泣く泣く中止になった
point|5W1Hで整理する

物事を整理するときには5W1Hに沿って整理すると、ある程度網羅的に相手に伝えることができます。

5W1H例えば今回に置き換えると
What物事は何?ちょい呑みの森祭り
Whyなぜやるの?目的は?毎年の役割やお仕事を決めたり、絆を深める
Who誰が参加?森の民みんな
Whenいつやるの?みんなが冬眠から目覚める春
Whereどこでやるの?ちょい呑みの森ひろば
Howどうやってやるの?美味しいものを飲み食いしながら意見交換する
タチ子
タチ子

ふんふん、なるほど。皆が仲良く森で暮らすための大切なお祭りなんだね☺

もけ
もけ

そうだよ~。なのにケンカが😢巻き込まれたらボク死んじゃう~(物理)

※気になった人は「ナマケモノの生態について」参照

シッポ
シッポ

今年の開催方法や参加者・規模について意見が割れていまして。

タチ子
タチ子

ここでいうとWhoとHowが課題ってことだね。詳しく教えて?

情報2|会議参加者とそれぞれの主張を整理

課題が明確になったことで、シッポともけちゃんが何に悩んでいるか少しクリアになりました

次は当事者を入れて会議です。

開催者以外が会議に参加するうえでもう1つ整理しておいてもらえるとスムーズなのが、参加者の立場や主張。

これが明確になっているといきなり会議に呼ばれた上司や他部署の人も「この人は何が言いたいんだろう?」がイメージしやすいです。

タチ子
タチ子

言葉足らずの人もいるからね~💦

▼ちょい呑みの森まつり実行委員会で事例紹介

参加者1|長老
長老
長老

みんなの意見を聞かせてくれんかの~

  • 穏やかだけど決めるときは決める、頼れる森の長
  • 忙しいけど、平等にみんなの意見を聞いてから判断するタイプ。
参加者2|ハナさん
ハナさん
ハナさん

今年は食べ歩きの里のみんなも呼んで盛大にやろうよ!

  • 大きい体に比例して朗らかで大雑把、みんなでワイワイするのが大好き
参加者3|うささん
うささん
うささん

楽しいことはいいことだけど…隣の里民まで呼んだら予算はどうなるの…

  • 心配性がゆえに、細かいことを気にしちゃうけどお祭りはやりたい
タチ子
タチ子

なるほどなるほど、よくわかったよ~。ここまでまとまれば、とりあえず長老に説明に行けるね。

シッポ
シッポ

ですね!これならスムーズに説明できそう!行ってきます~

まとめ|起きている事象の状況を整理して、適切な判断を仰ごう

今日は複雑に絡まった案件を整理して、回りに助けを求める方法についてまとめました。

複雑なことが起きたら
  • 前提(目的や課題、それぞれの言い分など)を整理しよう
  • 5W1Hで整理すると網羅的に簡潔にまとめられる
  • 整理することで課題の最重要ポイントが見えてくる

このように話を簡潔に伝えられると、

  • 上司や周囲の人が話に耳を傾けてくれるようになり
  • この人は客観的に物事を理解できているな
  • あの人に聞けば状況がわかる

あなたの評価も上がってくるかもしれません。

タチ子
タチ子

もけちゃん・シッポも長老に無事に相談ができて、さっそく会議をしようとなったみたいです。

まだまだ根本の問題は解決していないけれど、長老が話を聞いてくれることになったので一歩前進です。

もちろん職場内でここまで根本的な説明をしなくていいように、日々の周囲とのマメな報連相をしておけることが何よりですね☺

次は、会議をスムーズに進行するためのアジェンダの書き方をまとめます。

この続きはまた次回。

ちょい呑みの森の平和は戻ってくるのでしょうか。

お楽しみに~

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