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【仕事術】会議をスムーズに進める準備|アジェンダの作り方

仕事ハック

この記事は、「ちょい呑みの森」で開催される、年に1度のおまつりに向けて奮闘する新米ビジネスマン・もけちゃんとシッポの成長期です。

前回の記事はこちら

前回、何とか長老に今の課題を整理して相談できたシッポともけ。

今日はいよいよ会議!?とその前に準備です。

この記事でわかること
  • 会議におけるアジェンダ準備の重要性
  • 会議が捗るいいアジェンダの作り方
  • 残念なアジェンダはこういうもの
書いたのはこんな人
  • 30歳で上場会社の管理職を拝命
  • これまで新卒の教育~新部署の立ち上げなど、社内オペレーションの整理に従事
  • 仕事は感情的にならず、でも合理的に情熱的に進めたいタイプ
タチ子
タチ子

今までの経験を活かして日常的に使えるビジネススキルをわかりやすくお伝えしていければと思います。

新入社員はもちろん、中堅社員や管理職の方でも、割とできていないことがよくある基本スキルなので、混乱したプロジェクト解決の一助となれば幸いです。

会議の前に準備しよう。アジェンダ準備の重要性

シッポ
シッポ

さて、いよいよ会議ですね!みんなに声をかけてきます!

タチ子
タチ子

待って待ってシッポ!

いきなりみんなを呼び出しても混乱しちゃうよ💦準備しよう💦

会社の会議でこんな経験はありませんか?

残念な会議の1例
  • 参加者がそれぞれ思い思いのことを発言して収拾がつかない
  • 同じ話が無限ループして前に進まず時間だけ延長される
  • そもそもなんでその会議に呼ばれたのかよくわからない人がいる
  • 会議の議題や決めたいことが良くわからず、様子を見ていたら会議が終わった
  • 他には…
もけ
もけ

わかった!わかった!止まってタチ子怖い!

タチ子
タチ子

おっと、失敬!

このようにね、アジェンダがないと会議が迷子になるんだよね。

アジェンダとは
  • 実施すべき計画。行動計画。特に、国際的な取り組みについての行動計画。
  • 議事日程。議題。

『大辞林』より

ちなみに、アジェンダとはラテン語らしいです。

もけ
もけ

なるほどね~ボク知ってるよ!遠足の時のしおりみたいなもんだね~

課題をアジェンダにまとめよう。良い例・残念な例を紹介

さっそくアジェンダを作ってみましょう。

もけ
もけ

しおりならボクつくれるよー!ほら、できたー!

タチ子
タチ子

うん、もけちゃんらしく、楽しくていいね☺

ただ、もう一歩あるといいな!

良いアジェンダの例

  • 会議参加者全員が目的・ゴールを意識してスタートできる
  • 必要な部分に論点を絞れるよう整理されている
  • 時間配分が予め決められている
シッポ
シッポ

なるほど、こんな感じでしょうか!

タチ子
タチ子

さすがシッポ!満点です☺

もけ
もけ

楽しくて有意義な会議になりそうだね~

まとめ|整理されたアジェンダの用意で会議がスムーズで有意義に

今日は会議を円滑に進めるためのアジェンダ作りについて説明してきました。

今日のまとめ
  • アジェンダがないと会議が迷子になる
  • アジェンダには前提・ゴール・議論・時間配分を整理する
  • アジェンダを用意することで無駄な時間が有意義にできるかも!

これはちょい呑みの森に限ったことではなく、会社の会議でも同様です。

もしあなたの会社で

  • あれ?今日の会議ってなんのためにやったんだろう?
  • 呼んだあの人、全然発言してくれなかったなー

という場合、アジェンダの用意が不足しているかも?

タチ子
タチ子

…弊社ではアジェンダを用意することすらしない、という文化が一部で容認されており、もっぱら教育と是正を続けています。

限られた時間を有意義に過ごして残業とはオサラバ、効率的に働きましょう!

ちょい呑みの森まつりの会議、次回は議事録の書き方です。

もけちゃん・シッポは無事にハナさん・うささんの主張をまとめられるでしょうか。

成長期、お楽しみに~!

タチ子
タチ子

こんな感じでTwitterもゆるゆるやっていますので、フォローしてくれたら嬉しいです☺

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