新卒入っていきなりOJT、何を気を付けたらいいだろう？
入社して2年。仕事がんばってるけど同期と差が開いてきた気がする…
こんな人に読んでほしい記事です。
一部上場会社の部長タチ子が上司に評価されてきた仕事の進め方や、一緒に働いて助かる部下の特徴をまとめました。
30歳で部長になったという経歴から、この数年で部下・上司両方の視点でリアルな声を発信します。
初級編として、どんな仕事でも応用の効く基礎的なスキルですのでぜひ実践してみてください。
会議には積極的に参加する
新社会人や転職してすぐの会社では、社内交流やルールの把握を目的に会議への参加、研修を受ける機会があるかと思います。
絶対にやってはいけない３つの行動
- 社内打ち合わせだからいいやと、ついつい開始1分後に部屋に入る
- 会議室に入ったらすでに全員着席していて最後になってしまった…
- 自由着席の会議室では常にモニターから一番離れた目立たない席に座ろうとする
- MTG中、手元のノートパソコンで会議前までの作業の内職…
１つでも思い当たることはありませんか？その場合、あなたへの評価は下がる危険性があります。
こんなと思うかもしれませんが、見ていきましょう。
上司に与える悪い印象
- 会議のスケジュール自体が遅れる
- 会議の士気が下がる
- 単純に上司として気持ちよくない
参加者にひとりでも意識の低い人がいる会議ではいい意見交換ができません。
会社では各人がたくさんの責任や仕事を抱えています。
忙しい中で会議全体の士気を下げる行動になっている可能性があります。
些細なことで…と思わず気をつけましょう。
会議への参加を有意義なものにするなら
3分前行動を心掛ける
周りから仕事の評価の高い人はだいたい、時間前行動をしてます。
会議が始まる前、他の人達が集まるまでの数分間そういった人達と会話するだけでも新しい視点を得られますよ。
会議設備の環境作りの手伝い（資料を配る、モニターの電源を入れる）を手伝うのもいいでしょう。
それだけで気が利いていると評価されることもあります。
まず、ちゃんと時間を守るところからはじめてみしょう。
わからないワードはメモして調べる
会議に参加していると、専門用語や初めて聞くワードが出てくるかもしれません。
その場で質問することが難しければそのワードをメモし、会議の終了後に自分でググるなり資料を遡るなどして調べましょう。
それでもわからなければ、先輩や上司に聞きましょう。
※前提として自分で調べることで覚えが早くなるので推奨ですが、他の業務に支障が出るくらいなら早々に先輩に聞くのも「周囲にやる気を認めてもらう」意味でも有効と思います。
この記事の後半で「有効な質問の仕方」にも触れるのでよろしければ最後まで読んでみてくださいね。
上司の会議進行スキルを盗む
会議の進行って実は結構難しいものです。
今後自分が打ち合わせや会議を設定する側になったときを想定して、上司がどういった流れでアジェンダを進行をしているか気にしながら参加してみてもいいかもしれません。
周りの人の意見を集約している方法に注視し、将来の自分のスキルとして盗むのも有効です。
ホウレンソウの「連絡」を極める
ホウレンソウとは？
ビジネススキルの基礎中の基礎で、当たり前にやってるよ！と思う人が多いと思います。
ただ、タチ子的には適切に「連絡」ができる人が実はすごく少ないと思っています。
ホウレンソウの報告・連絡・相談、どう違うの？
報告
あれ終わりました、終わりませんでした。の事後報告です。
相談
困った、詰んだ！ってなったときにするアレですね。
これ少し厄介で問題起きがちです。
- すっごい時間をかけてやってきたけど認識の違いで求めていたアウトプットのイメージが違う
- 一生懸命やっているうちにゴールがわからなくなって迷走して全然違う着地をする
- 上司の指示が曖昧で途中で変わる（←これは上司が最悪w だけどよくある）
で、その厄介な問題を解決するのが「連絡」です。
連絡
連絡にはいくつか種類があります。
- 進捗の報告：今ここまで問題なく進んでます、いつくらいに終わりそうです
- 経緯の説明：ここにひっかかったけど、こうやって解決しました！
上司の視点からすると「完了した・解決した事実」よりも「進捗は順調なのか」「ここにひっかかった」説明や連絡が大事です。
なんで連絡が大事なの？
上司・管理職の役割から考察
上司や管理職はもちろん直属の部下個人のタスクを習熟させることも大切ですが、営利企業である会社から渡されている役割があります。
管理職の重要な役割：ヒト、モノ、カネ、情報、時間 をコントロールすること
一言で書きましたが、これ結構難しいです。
チーム一人ひとりのやっていることを把握し、進捗を管理し、品質を確認し、ステークホルダーにそれをまとめて報告し、時には代替案や改善策の提案もする。
これを部下の協力なく一人の上司がやるとなったら大変ですよね。
日々の業務でやたら打ち合わせが多いチームってありませんか？
これはチーム個人個人の「連絡」スキルが足りない可能性があります。（または上司の把握力が低いかw）
そうすると朝会が増えて、日報が増えて、無駄な進捗確認MTGが増えて・・あっという間に就業時間内の壁なんぞ崩壊しますw
なので、打ち合わせしなくても自ら連絡・共有してくれる部下、最高にかわいいですw
日々の「連絡」で「相談」の早期備えができる
仕事上で何かトラブルが発生して相談したら上司に「早くいってよ」って言われたことありませんか？（まぁこんな言い方する上司最悪だけど。w）
それも、経過の説明や進捗の報告がなく、いきなり「相談」したからかもしれません。
あなたが日々の連絡をもう少しマメにするよう意識すると、上司はその先にぶつかるであろう壁や課題を予測してアドバイスしてくれていたかもしれません。相談した時に答えを用意してくれているかもしれません。
ホウレンソウのコミュニケーションは「報告」→「連絡」→「相談」のステップを守るとスムーズに進みます。
上司としてもこれができる人にこそ、次の大きな仕事を任せられる判断がつきます。
「連絡」の具体例と評価があがるイメージ
とはいえ、どこまで何を連絡したらいいの？上司に求められる連絡の粒度がわからないよ、という人もいると思います。
以下はタチ子が連絡されてありがたい内容と、それを聞いた時何を考えるかです。
- 今ここまで進んでます
- 自分のタスクの全体量を把握できてるな
※それくらい、自身のシリアルタスクでも管理できる人は少ないと感じています。マルチタスクならなおさらです。
- もう一歩大きな粒度の仕事を任せられるかも
- 次は他の人も含めての進捗管理をやってもらえるかも
- 自分のタスクの全体量を把握できてるな
- ここにひっかかったけど、こうやって解決しました！
- 普段こういうことに躓いて、こう伝えると理解するのか
- 次はより明確に伝わるようにタスクを受け渡そう
- 〇〇さんに教えてもらってできました
- 先輩や他部署や他チームに質問をできる器量がある
- 単純な事務処理タスクから折衝が発生するものも今後任せられるかも
など。
部下の状況を細かく把握できていると上司の評価も往々にして上がるもの。マメに報告されて評価を下げるような上司はいません。
ぜひ積極的に状況を共有して、上司を巻き込んでやるくらいの姿勢でまいりましょう！
質問の仕方を工夫する
ここまで書いてきたらあると思います。
そんなに色んなこと器用にできたら苦労しないよ！最初っから全部なんてわっかんねえよ！
そうです、それでいいと思います。みんな最初はわかんないんです。ｗ
聞くは一瞬の恥。聞かぬは一生の恥。ですね。どんどん質問しましょう。
上司の評価に差が出る質問の仕方
2人の部下がいました。似たようなタスクの依頼を他部署から請けたためそれぞれにお願いしました。
- 来週までに資料の概要を整理してプレゼン用にグラフ化したい
- 資料の見方やグラフの作り方、不明点の調べ方はまとめておいたからみてね
・オープンクエスチョンさん
この資料見てみたんですが、ちょっと見方がわかりません。どうしましょう？
・選択肢チョイス型クエスチョンさん
この資料見てみたんですが、ちょっと見方がわからなくて
「まずはここをこうするで合っていますか？」
評価がいいのは断然チョイスさん
チョイスさんのほうが以下点で安心感があります。
- 理解度や不明点が明確にわかる
- タスクをやろうとしはじめた進捗が見て取れる
- 「投げ出さずに自分なりに考えてやってくれるか」の信頼感も全然違う
質問されたあとのアドバイスも簡潔に適切な返しができます。
ついでに「わかんなかったらなんでも聞いて！」とかおまけもつけちゃうかも。
質問するタイミングもポイント
前述した通り、上司の仕事はヒトモノカネ時間情報 を管理すること。
リソース的・経験やスキル的にあなたがそのタスクをやりきるのが難しそうであれば他の人に振るのも上司の仕事になります。
部下であるあなたもそれを理解して、与えられたタスクについては「初動は早く、着手はじっくり」を心掛けるといいでしょう。
まとめ
今日は上司の視点で「こういう部下は評価できる！」をまとめました。
入社して数年はあなたの評価が決まる重要な時期です！
人それぞれ仕事内容や環境は違いますが、少しでも参考になれば幸いです。
I hope you will have a good life !!
あなたの人生がより良い人生となりますように…♡
